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行业背景:
文具行业是中国轻工产业发展最迅速、最完善的一个行业。然而,社会的发展要求进一步增强国民的文化教育素质,教育投资大幅增加,目前有800万户企业、2亿学生和各级政府机关等庞大的消费群体,近年来中国文具市场以平均每年12%的速度高速增长,预计以后年度中国文具市场将以每年5%-10%的速度增长,中国文具消费市场前景十分广阔。因此,随着国内经济的发展,集团购买力的提高,将更加加速文具行业的发展。而面对品种繁多的文具用品,消费者可选择的余地也越来越多,国外竞争对手的涌入,将使得整个市场的竞争压力不断加强,未来的竞争也将更加残酷。
    随着文具专卖店、专业化市场的渐趋成熟,这就要求经营者的管理水平和服务内涵要向高层延伸。如今文具行业已进入了后竞争阶段,也就是逐步步入品牌化时代,文具行业的竞争方式由单一的价格竞争转向服务、管理、购物环境等多方位的品牌化竞争。因此,如何利用信息化技术来帮助企业提升管理能力和竞争力,已经成为企业发展与生存的重中之重。

行业需求分析:
1、作为文具类的批发、零售企业,同一货品的品牌多,日常的业务量大,数据量也较为庞大,手工处理效率低,统计工作也非常繁琐,数据无法保持准确。
2、由于整体库存量庞大,无法精确的统计库存实际数量,导致一些文具商品积压或短缺,带来不必要的损失。
3、由于销售量庞大并且范围广,一般来说经营者无法可以准确的统计出哪类型哪个品牌的文具相对销售比较好,导致错过良好的商机。
4、由于无法统计销售情况,因此无法建立采购依据,导致采购不能合理化。
5、同一类型的文具采购可以来自不同的供应商,因此无法保证成本控制。
6、财务无法直接监控客户的应收款准确情况,导致应收账款难以统计催收,业务数据与财务数据不能一致。
7、价格政策与促销措施随意性比较强,导致无法集中统计,容易出错,营业额统计经常会发生错单漏单现象。
8、无法提供会员管理,或者会员时效性低,不能真正管理客户信息,导致丢失重要合作客户信息。
解决方案:
一、方案应用定位:
1、财务信息集成化:销售、采购、库存、财务高度集成,各项业务在同一信息平台台上进行,实现营业账与财务账高度统一,实现一体化,不再需要相互的对账。
2、增强库存控制,降低库存成本:实际库存实时反映在系统中,可根据企业需求设置商品库存上下限,系统根据库存状况对库存不足或积压情况进行报警。
3、信息流、物流、单据流、资金流的高度统一:系统实现一单到底的设计目标,使得各种单据信息保持一致,做到所有数据全部及时、真实、有效。经营者可以通过对销售商品,销售金额进行统计分析,了解文具商品的畅销程度和盈利水平,合理的调整自己的经营结构。
4、资料库的完整性:对商品资料库、客户资料库、仓库资料库三大资料库的统一管理,建立起公司的统一资料库管理,逐渐地把散落在员工手上的资料统一集中管理,变为公司的原始资料。这样即使员工离开了公司,由于所有的业务资料都保存在数据库中,也不用担心公司数据的流失,更有利于公司的经营管理。
5、数据共享:在同一平台上进行业务,所有基础数据业务信息共享,使仓库的信息可以得到及时有效的更新,所有的相关部门数据都可以共享,完全可以及时、准确的了解信息。
6、同时支持统一采购、统一配送、统一结算、统一定价和分店自由采购、结算、定价的混合管理模式,适合不同管理模式的需求。
7、跟踪管理:系统提供完全的批次库存管理,可从开始到结束追踪每单商品的进货、销售、库存变动和当前收款情况。
       二、方案效益
   文具产业竞争模式将由单一企业的竞争演变为整个供应链竞争,制造商向服务商转变,文具行业的发展趋势将导致生产方式的转变,机械化程度提高,企业专业化程度增强,以及行业合作越来越区域紧密,这样的必然结果是竞争格局的转变。
    因此,通过信息平台帮助文具企业实现会员制管理的市场体系及加盟体系,实现建立健全的物流体系,提高物流配送效率,充分运用先进的商业信息管理技术,建立和完善使用文具专卖发展的物流配送体系,运用现在化物流技术,制动合理的配送方案,进一步提高连锁文具专卖的物流配送效益。
具体应用目标包括:
1、公司总部可对通过对各分销点,零售店的进货、销售、库存情况进行统计分析,有效控制库存的占用情况,及时了解各地销售信息以调整企业的采购和配送。
2、实现财务系统与业务管理系统无缝连接,针对业务信息与财务资金信息进行各种统计分析处理,为企业决策层提供有效决策参考依据。
3、通过对库存的信息管理,设置商品上下限,能够实时知道库存数量,加强商品的管理,避免出现商品短缺或者积压过剩等情况的出现。
4、对商品价格针对不同的客户对象设置不同类型的价格,建立健全完美的价格体系。
5、设置会员卡,折扣卡等措施,集中管理客户信息,保护客源,避免客户的流失。
6、对每一张单收款情况进行跟踪,避免实际账款和应收账款无法统一,避免出现漏单错单情况。
7、能够实时了解当天所有门店的运营销售情况,为公司的发展提供有效有力的支撑数据。
8、提供商品利润毛利率统计查询功能,方便会计快速统计财务,从成本利润结算、应收应付到统计分析,无一不充分体现高效,快速的工作效率。
9、对每个部门每个人员职位的职责进行规划界定,实现对分公司、企业各部门及整个集团一体化的管理,使企业管理达到规范化和标准化。
 
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